Hallo Henk,
ich habe mich da nochmal mit beschäftigt und es ist wirklich völlig unproblematisch “leider” zu sagen. Die Webseite von Andrea sagte eigentlich nix, was man nicht sowieso weiß, wenn man öfters Geschäftsbriefe schriebt (der Abmessungskram mal ausgenommen - normalerweise nutzt man ja vorhandene Vorlagen, und ob eine oder zwei Leerzeilen irgendwo sind… Naja).
ABER:
Dieses aus der Webseite (ich habs kopiert, Link bei Andrea)
Formulieren Sie positiv.
Statt „Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern“, ist es besser die Aussage so zu formulieren: „Wir haben uns Ihr Anliegen notiert und kümmern uns um eine schnellst mögliche Beschaffung des gewünschten Produkts“. Mit der zweiten Formulierung wirkt Ihr Geschäftsbrief deutlich professioneller, positiver und kundenorientierter.
Ich finde diese Tipp sehr irreleitend, weil man kann und sollte so nur formulieren, wenn man dem Kunden tatsächlich helfen kann uns möchte. Ansonsten ist es sicher besser, freundlich mitzuteilen, dass man sich über die Anfrage freut, leider aber keine Möglichkeiten sieht den Wunsch zu erfüllen, weil das Produkt nicht zum Programm gehört etc. - Macht man es wie oben beschrieben, dann muss man dem Kunden ja doch wieder, zu einem späteren Zeitpunkt, absagen.